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Cette procédure s’applique pour les documents générés en format Microsoft Word. La signature numérique se fait à l'aide de la signature émise par la Chambre des Notaires du Québec (Notarius). L'opération de signature numérique se fait au moyen de la technologie Entrust.
| ➢ | Signer électroniquement un document Word |
| 1. | Sélectionnez un dossier dans la liste des dossiers. |
| 2. | Cliquez sur l'onglet Documents. La liste des documents du dossier est affichée. |
| 3. | Cliquez sur le signe  situé à gauche du nom d'une catégorie de document pour afficher le ou les documents générés correspondant. |
| 4. | Cliquez sur le nom du fichier du document pour le sélectionner. Il apparaît en surbrillance. |
| 5. | Cliquez sur le lien Signer à droite de la liste des documents. |
 La fonction Signer n'est active (en couleur) que si l'opération de signature est possible pour le document sélectionné.
Une fenêtre de dialogue Signer s'affiche.
Vous devez à ce stade compléter les informations sur la signature numérique.
| 6. | Dans le champ Clé Entrust, cliquez sur bouton Parcourir pour aller chercher le fichier de votre clé numérique Entrust qui se trouve dans un répertoire de votre ordinateur. Il s'agit d'un fichier ayant l'extension .epf.
Une fois le fichier sélectionné, le chemin d'accès et le nom du fichier contenant votre clé numérique est affiché dans le champ Clé Entrust. |
| 7. | Dans le champ Mot de passe, entrez le mot de passe associé à votre signature numérique. |
Vous pouvez à tout moment choisir d'annuler le processus en cliquant sur le bouton Annuler dans la fenêtre.
| 8. | Cliquez sur le bouton Signer en haut à droite de la fenêtre pour lancer le processus d'expédition du document à l'institution financière. |
La signature est automatiquement validée par l'agent de certification Notarius.
Lorsque l'expédition est complétée et approuvée, les informations qui s'y rapportent sont affichées dans la section Transmission. Le nom du destinataire, son courriel et la date d'expédition sont indiqués.
Dès qu'un rapport préliminaire est transmis à l'institution financière, le statut du dossier devient automatiquement Rapport préliminaire transmis dans la section Statut de l'onglet Mandat du dossier en cours.
Dès qu'un rapport final est transmis à l'institution financière, le statut du dossier devient automatiquement Rapport final transmis dans la section Statut de l'onglet Mandat du dossier en cours.
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